TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC
Vị trí: Trợ lý Tổng Giám Đốc (Executive Assistant / PA)
Địa điểm: TP.HCM + công tác tỉnh theo dự án
Hình thức: Toàn thời gian
Báo cáo cho: Tổng Giám Đốc
Số lượng: 01 Nhân sự
Phối hợp: Kinh doanh, Dự án/Kỹ thuật, Mua hàng, Tài chính – Kế toán, HCNS, O&M
1) Mục tiêu công việc
- Hỗ trợ TGĐ điều phối công việc điều hành và dự án;
- Theo dõi tiến độ liên phòng ban; chuẩn hóa báo cáo/KPI;
- Đồng hành cùng TGĐ làm việc với đối tác/chủ đầu tư tại công trường/dự án khi cần.
2) Mô tả công việc
A. Trợ lý điều hành – quản trị lịch và ưu tiên
- Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác;
- Sắp xếp công việc ưu tiên theo mức độ quan trọng/khẩn cấp.
- Chuẩn bị tài liệu họp, agenda, nhắc deadline; ghi nhận MoM và action list, theo dõi kết quả sau họp.
B. Điều phối công việc theo dự án (PMO mini)
- Theo dõi các đầu việc TGĐ giao theo timeline – người phụ trách – trạng thái – rủi ro.
- Đôn đốc các phòng ban cập nhật tiến độ; tổng hợp vướng mắc và đề xuất phương án xử lý.
- Tham gia điều phối một số dự án trọng điểm: họp hiện trường/đối tác, theo dõi đầu việc, chốt cam kết.
C. Báo cáo quản trị & số liệu
- Tổng hợp báo cáo tuần/tháng: doanh số – pipeline, tiến độ dự án, công nợ, mua hàng, nhân sự…
- Kiểm tra tính hợp lý của số liệu; làm dashboard KPI đơn giản (Excel/Google Sheets).
D. Đối ngoại & công tác hiện trường
- Chuẩn bị brief, hồ sơ làm việc với khách hàng/đối tác/chủ đầu tư; theo dõi cam kết sau buổi làm việc.
- Tham gia các chuyến công tác, hỗ trợ TGĐ làm việc tại dự án/công trường (khi có yêu cầu).
E. Văn bản – truyền thông nội bộ
- Soạn thảo thông báo/biên bản/quyết định theo chỉ đạo; quản lý lưu trữ tài liệu theo phiên bản.
- Hỗ trợ triển khai/nhắc tuân thủ quy trình, quy định nội bộ.
3) Quy trình làm việc chuẩn
- Daily: Top 5 ưu tiên + nhắc deadline + tổng hợp vấn đề cần TGĐ quyết.
- Weekly: họp điều phối 30–60’ (Sales–Dự án–TCKT–Mua hàng–HCNS), chốt action & owner.
- Monthly: dashboard KPI + cảnh báo rủi ro + đề xuất quyết định.
4) KPI/Chỉ tiêu tham chiếu
- 100% đầu việc TGĐ giao có tracker + owner + deadline
- ≥95% cuộc họp có MoM/action list trong 24h
- ≥85–90% action sau họp hoàn thành đúng hạn (theo dõi bởi EA)
- ≥98% báo cáo tuần/tháng đúng hạn
- Mức độ hài lòng TGĐ/Trưởng bộ phận: ≥8/10
5) Yêu cầu ứng viên
Bắt buộc
- Tốt nghiệp CĐ/ĐH (QTKD/Kinh tế/Kỹ thuật/Quản lý dự án…).
- 2+ năm kinh nghiệm trợ lý/điều phối/PMO/operations trong môi trường xây dựng – dự án – thi công (ưu tiên từng làm với công trường/nhà thầu/chủ đầu tư).
- Thành thạo Excel/Google Sheets, PowerPoint;
- Tổ chức công việc tốt, giữ deadline.
- Giao tiếp tốt, tinh tế, bảo mật thông tin, chịu áp lực.
Ưu tiên (theo tiêu chí bạn đưa)
- Ưu tiên Nam, sức khỏe tốt, tác phong nhanh nhẹn.
- Chưa vướng bận gia đình hoặc sắp xếp được thời gian linh hoạt.
- Sẵn sàng công tác xa/đi tỉnh dài ngày theo lịch TGĐ/dự án.
- Có bằng lái B2 (lợi thế).
6) Quyền lợi
- Lương: Thỏa thuận
- BHXH/BHYT/BHTN theo quy định.
- Phụ cấp công tác/di chuyển (theo chính sách).
- Cơ hội phát triển lên Operations/PMO/Chief of Staff.
7) Ứng tuyển
Ứng viên quan tâm gửi về:
- Email: nhansu.kingtek@gmail.com
- Điện thoại: 0909480368 – Ms Thu;
- Văn phòng: 63 Nguyễn Thái Bình, Phường Tân Sơn Nhất, Tp.HCM
(Nội dung gửi: CV + mô tả công việc, dự án đã tham gia (quy mô, vai trò) + (nếu có) mẫu báo cáo/slide (che thông tin nhạy cảm).)
